ZyLAB, développeur innovant de solutions d’accès à l’information, vient de mettre à disposition son nouveau livre blanc visant à guider les entreprises sur la gestion de gros volumes d’informations stockées électroniquement, y compris les emails.

Analyse de la situation de ce livre blanc :
Bien que le stockage de 250 Go de données coûte moins de 250$, le recours à une société extérieure pour procéder à l’examen de ces données pour le e-discovery peut monter jusqu’à 1 million de $. L’impact de ces coûts est particulièrement important pour les départements juridiques internes qui sont souvent aux avant-postes de toute recherche e-discovery de leur entreprise. Même si les technologies d’accès à l’information sont là pour diminuer ces coûts, de nombreux professionnels juridiques n’ont pas encore ces outils en place, et ceux qui les utilisent déjà, sont toujours confrontés au principal défi qui est de gérer de manière efficace les coûts liés à l’e-discovery : la tendance de toute entreprise est de conserver et stocker trop de données électroniques.
Les autorités régulatoires ont établi des procédures faciles à adopter sur les données à garder et leur durée. Dans de rares cas, il faut absolument stocker tous les emails. Souvent, il n’existe aucune demande pratique ou juridique sur la rétention d’énormes données de l’entreprise, notamment lorsque l’on sait que celles-ci sont souvent dupliquées.
Quand les « données » deviennent des « connaissances », celles-ci doivent être structurées et organisées, et on doit mettre en place une compréhension sur l’impact qu’elles peuvent avoir.
Les coûts et les risques de l’e-discovery résident dans l’email. Les personnes conservent leurs emails parce que c’est pratique mais ces archives d’email (.pst) tombent rapidement dans les Go d’informations. Et les problèmes foisonnent car l’information qui réside dans ces fichiers .pst est complètement destructurée.

Principales sections du livre blanc :
Besoin de détruire des emails
Développer un plan d’archivage
Mettre en place un système de gestion des archives
S’attaquer au problème de l’email
Formation et renforcement de votre solution de gestion des archives
L’approche universelle de la gestion d’archives, d’e-discovery et de gestion de connaissances de ZyLAB

Citations :
« Les coûts de stockage à eux seuls sont si faibles que l’augmentation de leur capacité devient évidente plutôt que de gérer les données. Cependant, si ces informations doivent être retrouvées et extraites dans les référentiels, les solutions qui privilégient le stockage ne permettent pas aux entreprises de contrôler les coûts de traitement, le travail de façon efficace et de diminuer le risque juridique ».
Le marché de l’e-discovery explose actuellement avec une croissance de 30% par an. Le coût des entreprises augmente de la même proportion voire plus vite ! D’un côté, la technologie e-discovery plus efficace peut freiner cette croissance, mais au bout du compte, seule la gestion des archives et le renforcement des procédures de rétention résoudront ce problème. Si nous ne mettons pas en œuvre de telles actions, la taille de votre facture va suivre la loi de Moore : elle va doubler tous les 18 mois ». Johannes Scholtes, Président de ZyLAB.