Dans un secteur d’activité où les documents nécessaires à la facturation et au suivi sont nombreux, le classement et l’archivage sont deux aspects du traitement des documents qui peuvent maintenant être gérés simplement, rapidement et en toute sécurité grâce à la Xambox, première solution de gestion électronique des documents papier.



Gestion des nombreux documents papier propres aux transports

Qu’elle soit transporteur de marchandises, de passagers, loueurs de véhicules, une société dans le secteur du transport doit systématiquement émettre et gérer des bons de commande, bons de livraison, lettres de voiture… et tout autre document qui permet la facturation et le traitement des litiges.

La plupart de petites et moyennes entreprises traitent et classent manuellement ces documents. Ce procédé génère des risques d’erreur et une perte importante de temps en rapprochement, archivage et recherche.



Solution rapide et fiable

Grâce à la Xambox, tous les documents sont systématiquement scannés et archivés sous leur forme électronique mais aussi papier puisque la solution classera automatiquement les originaux papier. Lors de la recherche d’un document, la solution en affichera la version pdf et indiquera l’emplacement de l’original.

Pouvant également s’interfacer avec le système de gestion en place, la Xambox permet ainsi de faire automatiquement la relation entre la commande et le bon de livraison et donc de déclencher la facturation correspondante.



Gain de temps et meilleure organisation

Pour les entreprises ayant plusieurs sites mais dont la gestion est centralisée, cette solution permet à chaque agence de dématérialiser les documents en local grâce à sa Xambox et d’envoyer les informations vers le système centralisé. Cette procédure représente une fluidité dans le traitement des documents, donc la possibilité d’une meilleure organisation et au final permet de facturer plus rapidement pour optimiser la gestion de trésorerie.